Notice d'information

des données personnelles

Mise à jour le 12 juin 2019

MEDIBASE SYSTEMES, SAS, immatriculée au RCS de NANTERRE 410 632 368 - 1, rue Augustine Variot 92240 Malakoff

MEDIBASE SYSTEMES, est particulièrement soucieuse du respect de la vie privée des personnes et s'assure de traiter leurs données personnelles conformément aux bonnes pratiques en matière de confidentialité et à la législation applicable en la matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement général sur la protection des données No. 2016/679 (ci-après « le RGPD ») et la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa dernière version en vigueur (ci-après « la Loi Informatique & Libertés »).

La présente Notice d’information relative au traitement des données personnelles (ci-après la « Notice ») a pour objet de communiquer les engagements pris par MEDIBASE SYSTEMES pour la protection des données personnelles traitées sur son site Internet accessible via l’URL : http://www.osoft-medibase.fr/ et de vous informer sur vos droits à ce titre.

QUEL EST LE ROLE DE MEDIBASE SYSTEMES ?

Pour rappel, le RGPD et la Loi Informatique & Libertés définissent le responsable de traitement comme la personne qui détermine les moyens et les finalités du traitement, le sous-traitant comme la personne qui traite les données personnelles pour le compte du responsable de traitement et le responsable de traitement conjoint comme deux responsables de traitement ou plus qui déterminent conjoint les finalités et les moyens du traitement.

Dans le cadre du traitement des données personnelles collectées, MEDIBASE SYSTEMES intervient comme responsable de traitement.

QUELLES DONNEES PERSONNELLES SONT TRAITEES PAR MEDIBASE SYSTEMES, ET A QUELLES FINS ?
 
MEDIBASE SYSTEMES traite ou est susceptible de traiter les données personnelles suivantes :

- Données d’identification dans l’espace client : fonction / spécialité, établissement, ville, nom d’utilisateur, mot de passe, nom, courriel, numéro client

- Données d’identification dans le formulaire de contact : nom, profession / établissement, numéro de téléphone, mail

- Données d’identification dans le cadre d’un parrainage : nom et prénom du parrain, numéro RPPS, numéro client, coordonnées du/des filleul(s) (nom, prénom, ville, numéro de téléphone, mail).

- Données d’identification dans la rubrique abonnement du médecin à la solution : nom, numéro de téléphone

Ces données sont traitées par MEDIBASE SYSTEMES pour permettre de poursuivre les finalités de gestion de la relation client / prospect, gestion des parrainages, gestion de l’abonnement à la solution Osoft, gestion de l’abonnement à la newsletter, et pour le recrutement.

QUEL EST LE FONDEMENT JURIDIQUE DE LA COLLECTE DE VOS DONNEES PERSONNELLES PAR MEDIBASE SYSTEMES ?
 
Ces données personnelles sont collectées et utilisées aux fins susmentionnées sur la base des fondements juridiques suivants l’exécution du contrat entre MEDIBASE SYSTEMES et le médecin ainsi que le consentement.

MEDIBASE SYSTEMES PARTAGE-T-ELLE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

MEDIBASE SYSTEMES ne communique pas vos données personnelles à des tiers en dehors du Groupe NEHS.

MEDIBASE SYSTEMES pourrait être conduite à communiquer les données personnelles à une autorité administrative dans le cas où une telle divulgation serait requise par la loi ou pour les besoins d'une procédure judiciaire.

Il n’y a pas de transfert de données personnelles hors de l’Union Européenne.

COMMENT MEDIBASE SYSTEMES PROTEGE-T-ELLE VOS DONNEES PERSONNELLES ?

MEDIBASE SYSTEMES utilise des mesures techniques et organisationnelles appropriées conçues pour protéger les données personnelles traitées.

Qu’elle intervienne en tant que responsable de traitement, sous-traitant ou responsable de traitement conjoint, MEDIBASE SYSTEMES prend les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité et la sécurité des données traitées, conformément aux bonnes pratiques en matière de confidentialité et à la législation applicable en matière de données personnelles.

PENDANT COMBIEN DE TEMPS VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES CONSERVÉES PAR MEDIBASE SYSTEMES ?

Si vous êtes client de MEDIBASE SYSTEMES

Les données personnelles seront conservées en base active le temps de la relation commerciale vous unissant à MEDIBASE SYSTEMES, puis 5 ans en archivage intermédiaire, en application du délai de prescription légale de droit commun.

Si vous êtes prospect de MEDIBASE SYSTEMES

Les données personnelles seront conservées durant 3 ans en base active, puis 5 ans en archivage intermédiaire, en application du délai de prescription légale de droit commun.

QUELS SONT VOS DROITS CONCERNANT VOS DONNÉES PERSONNELLES ?
 
Conformément à la loi Informatique & Libertés et au RGPD, vous avez le droit de :
- Accéder à vos données personnelles ; 
- Rectifier vos données personnelles ;
- Demander l’effacement de vos données personnelles sauf si le traitement est basé sur le respect d'une obligation légale du responsable du traitement ;
- Demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances ; et
- Demander la portabilité de vos données personnelles, lorsqu’il est applicable.

Vous êtes également informé de la possibilité d'adresser toute demande relative à vos droits et à vos données personnelles au délégué à la protection des données à l’adresse suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. et de décider de la localisation de vos données personnelles après votre décès.

 

Vous avez également le droit de vous opposer, à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données personnelles fondé sur l’intérêt légitime de MEDIBASE SYSTEMES.


Enfin, vous avez le droit de faire part, à une autorité de contrôle compétente, en particulier dans l'Etat membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu où vous pensez qu’un manquement présumé de vos droits s'est produit, de toute préoccupation concernant la manière dont vos données personnelles sont traitées.

En France, l’autorité de protection des données personnelles est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, ou « CNIL » – 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07.