FAQs

08
juillet
2015

Foire aux Questions


Vous trouverez ci-dessous, les questions les plus fréquemment posées à notre service technique.

Cliquez sur la question qui vous intéresse, pour en faire afficher la réponse...

Vous pouvez également nous envoyer un message en le saisissant dans l'onglet Contact.


- Pourquoi je n'arrive pas à déplacer les patients dans le module PCP ?

- Quels sont les pré-requis pour faire apparaître les hospitalisations dans WEBHOSPIT ?

- Quels sont les pré-requis pour faire apparaître les praticiens externes dans WEBHOSPIT ?

- Impossible d'ouvrir des images après avoir modifié leur emplacement. Que dois-je faire ?

- Comment modifier les coordonnées d'un correspondant sans sortir de la fiche patient ?

- Changement des droits d'utilisation

- Peut-on classer les énumérés de la fiche signalétique par ordre alphabétique ?

- Accès au dossier médical

- Comment reconnaître une fiche patient qui a été créée par la carte vitale ?

- Si je déplace le rendez-vous d'un patient, le logiciel garde-t-il une traçabilité du mouvement ?

- Comment reconnaître les « Ambulatoires » matin et après-midi dans le planning opératoire et dans le bloc ?

- Comment rechercher et imprimer rapidement les dernières consultations d'Anesthésie ?

- Comment utiliser les nouvelles fonctions de la « Gestion du planning bloc avancée » ?

- Comment installer OSOFT sur un nouveau poste ?

- Message d'erreur "licence périmée" lors de la saisie du code porteur de la Carte Professionnelle de Santé...

- Quels sont les pré-requis nécessaires pour installer le module Pyxvital ?

- Peut-on prendre des rendez-vous dans l'agenda de consultation des médecins n'appartenant pas au même groupe que l'utilisateur connecté ?

- Dans l'onglet "Paramètres hospitalisations", j'arrive à mettre plusieurs ambulatoires, malgré le réglage 1 lit théorique... Comment est-ce possible ?

- Malgré l'ajout dans d'une clé HANDICAP LEGER dans "paramètres d'hospitalisations", je ne peux pas indiquer le statut privilégié de mon client dans le module PCP ?

- Est-ce que le mot de passe de la fiche praticien ne sert que pour la connexion au WEBHOSPIT ?

- Quels sont les pré-requis pour installer le module H'NET ?

- À quoi correspondent les couleurs du planning opératoire (nouvelle version) ?

- Peut-on trier les variables globales par groupe pour n'afficher que celles du groupe souhaité, par exemple ortho ?

- À quoi correspondent les droits des utilisateurs dans la fiche « utilisateurs » ?

- J'ai créé une maquette d'ordonnance libellée « ordonnance-compositeur » mais au moment de l'édition, elle ne se charge pas, pourquoi ?

- Comment créer un modèle de feuille de soins dans PYXVITAL ?

- Comment ajouter un praticien ?

- Que doit-on faire si la mise à jour de OSOFT ne s'est pas déployée correctement sur un poste ?

- Peut-on imprimer un document principal au verso et une pièce jointe au recto ?

- Au niveau du dossier patient, dans les consultations d'anesthésie, au niveau du bouton en bas à droite « statistiques » :

- À l'impression du dossier condensé d'anesthésie (rubrique « antécédents ») le motif d'hospitalisation apparait systématiquement. Est-ce une erreur ?

- Quand j'ajoute une nouvelle intervention pour un patient, un message me demande si j'ajoute l'intervention au séjour en cours, ou à un autre séjour. Explication ?


MOTS CLÉS : déplacer patient - PCP
Pourquoi je n'arrive pas à déplacer les patients dans le module PCP ?

Si le patient n'est pas déplaçable en raison de son statut, appuyer sur shift tout en déplaçant le patient.

MOTS CLÉS : WEBHOSPIT- hospitalisations - pré-requis

Quels sont les pré-requis pour faire apparaître les hospitalisations dans le WEBHOSPIT ?

Le WEBHOSPIT fonctionne sous deux conditions indispensables et obligatoirement combinées.

- que le paramétrage général des hospitalisations soit coché pour afficher les externes dans les profils utilisateurs

- que le motif pour chaque acte externe soit créé ou coché pour être affiché au bloc

MOTS CLÉS : WEBHOSPIT- praticiens - pré-requis

Quels sont les pré-requis pour faire apparaître les praticiens externes dans le WEBHOSPIT ?

Les conditions indispensables et obligatoirement combinées :

- que le praticien soit créé en tant qu'utilisateur avec un droit de PCP

- qu'il appartienne à un groupe de praticiens

- qu'il dispose d'un planning opératoire dans OSOFT

MOTS CLÉS : Images

Il m'est impossible d'ouvrir des images après avoir modifié leur emplacement. Que dois-je faire ?

Si un utilisateur veut modifier l'emplacement des images sur son réseau, il doit modifier le paramétrage du disque dans la fiche praticien - images et également remplacer le chemin de l'ancien dossier d'archivage par celui du nouveau dossier.

Si le réseau est multi-plateforme (Mac et PC), il faut configurer les chemins d'archivage pour les deux plateformes.

ATTENTION: les images mises sur l'ancien chemin ne sont plus visibles à partir du dossier médical. Dans ce cas, il faut réactiver l'ancien chemin à partir de la fiche praticien - images .

Il est déconseillé de supprimer le chemin de paramétrage dans la fiche praticien, car certaines images peuvent avoir été enregistrées avec la clé de ce disque d'archivage. S'il est supprimé, les images ne s'ouvriront plus.

MOTS CLÉS : correspondants - coordonnées

Comment modifier les coordonnées d'un correspondant sans sortir de la fiche patient ?

Nouveauté du logiciel :

Depuis l'onglet correspondant de la fiche patient, on peut modifier les coordonnées d'un correspondant en double-cliquant dessus.

MOTS CLÉS : droits - profil utilisateur

Changement des droits d'utilisation

Le droit d'accès au soin a changé, il devient accès au soin / accès au dossier d'hospitalisation dans les profils utilisateurs.

MOTS CLÉS : énumérés - flèches

Peut-on classer les énumérés de la fiche signalétique par ordre alphabétique ?

Nouveau bouton fiche signalétique, ajout de nouvel élément.

Quand on ajoute un nouvel élément sur la fiche signalétique, la fenêtre qui s'ouvre possède un nouveau bouton permettant de trier les énumérés par ordre alphabétique.

Aussi maintenant quand on configure les éléments, on n'enregistre plus les informations par ordre alphabétique.

Il y a une flèche dans la liste d'énuméré où l'on saisit les antécédents pour les trier de manière automatique

OBSERVATION : l'utilisation des flèches dans le logiciel à n'importe quel endroit permet de trier la liste selon certains critères

MOTS CLÉS : dossier médical - accès au dossier

Accès au dossier médical

L'ajout d'un accès sur la visionneuse de bloc : si l'on fait un clic droit sur la vignette, une ligne s'ajoute au menu qui permet d'accéder :

- au dossier patient établissement

- au dossier médical

- au dossier patient et au dossier d'hospitalisation

MOTS CLÉS : fiche patient - carte vitale patient - fusion avec carte vitale

Comment reconnaître une fiche patient qui a été créée par la carte vitale ?

La barre du haut de la fiche patient indique qui, et à quelle date, a créé le patient ou l'a modifié. À ce moment, une icône de carte vitale s'affiche pour indiquer que la carte vitale du patient a bien été lue.

Cette icône est aussi visible sur l'écran de fusion.

Une icône représentant la carte vitale apparaÎt sous la photo du patient lors de la fusion pour indiquer laquelle des fiches à été créée avec la carte vitale

MOTS CLÉS : agenda de consultation - déplacement patient - mouvements de patient

Si je déplace le rendez-vous d'un patient, le logiciel garde-t-il une traçabilité du mouvement ?

Avant, le déplacement d'un rendez-vous créait une seule entrée dans la fiche patient, désormais, à chaque déplacement, l'ancien rendez-vous est conservé et mis en mode « annulé » avec le motif annulation, "ancien rdv déplacé".

MOTS CLÉS : planning opératoire - bloc

Comment reconnaître les « Ambulatoires » du matin de celles de l'après-midi dans le planning opératoire et dans le bloc ?

Par la différence des couleurs dans l'affichage du bloc, entre les ambulatoires du matin et celles de l'après-midi.

Cette évolution a été faite comme suit :

Pour les ambulatoires du matin, le « A » apparaît en violet.

Pour les ambulatoires de l'après-midi, le « A » apparaît en vert.

Dans les deux cas, il s'agit du « A » de la liste de gauche.

MOTS CLÉS : anesthésie - recherche - liste tampon

Comment rechercher rapidement les dernières consultations d'Anesthésie et les imprimer ?

À partir de la fiche Patient, il faut faire « shift » et cliquer sur le bouton de recherche qui fait apparaître la « liste tampon » de l'utilisateur, avec la possibilité de visualiser les fiches anesthésies récemment utilisées et de les imprimer.

Pour les autres utilisateurs, cette fonctionnalité permet de rechercher rapidement les derniers patients et les derniers documents correspondants.

MOTS CLÉS : planning bloc - vacations

Comment utiliser les nouvelles fonctions de la « Gestion du planning bloc avancée » ?

La planification des vacations a été améliorée, à partir de la version « 6.60.560 » de OSOFT et de la version 3.048 de OSFTj.

Ci-joint le manuel d'utilisation

MOTS CLÉS : installation

Comment installer OSOFT sur un nouveau poste ?

L'installation de OSOFT se fait soit par un technicien de MédiBase Systèmes, au quel cas l'installation nécessite une intervention téléphonique, soit par les utilisateurs eux-mêmes en suivant la procédure d'installation.

Ci-joint le manuel d'installation de OSOFT sur les deux plateformes PC et MAC.

MOTS CLÉS : Pyxvital - licence

Que faut-il faire quand on saisit le code porteur de la Carte Professionnelle de Santé et qu'un Message d'erreur apparaît, nous indiquant que la licence est périmée ?

La Nouvelle clé Pyxvital est envoyée directement à nos services par l'intermédiaire de la Société PYXSITEM. Un technicien vous contacte par téléphone directement :

  1. Lancer Pyxvital (raccourci sur bureau ou Démarrer-Tous les Programmes-PYXSYSTEM sur PC)
  1. À partir de l'interface qui s'ouvre, cliquer sur le bouton représentant une carte CPS de praticien, rentrez le code porteur...
    Un message signalant la fin de validité de votre licence apparaît, ainsi que les informations du Praticien.
  1. Cliquer sur le menu 'Paramètres' puis choisir "Définition d'une clé d'activation..." dans la liste.
  1. À partir de la fenêtre intitulée 'Définir une clé d'activation', remplacer l'ancienne clé par la nouvelle, dans la ligne du Bas (Clé).
  1. Valider avec le bouton OK.
  1. Afin de confirmer votre manipulation, veuillez cliquer à nouveau sur le bouton de la carte CPS, saisissez le code porteur... ; aucun message ne doit apparaitre.

Cette manipulation est valable pour les plateformes PC et MAC.

MOTS CLÉS : installation - PYXVITAL

Quels sont les pré-requis nécessaires pour installer le module Pyxvital ?

  1. Créer une boîte aux lettres dédiée aux Feuilles de Soins Électroniques et noter la configuration (serveur POP, SMTP, adresse de messagerie, mot de passe, nom d'utilisateur... à l'exception de gmail)
  2. Installer un lecteur de carte reconnu par le poste
  3. Avoir la carte CPS et son code porteur délivré par la Caisse d'Assurance Maladie

MOTS CLÉS : agenda de consultation - prise de rendez-vous

Est-il possible de prendre des rendez-vous dans l'agenda de consultation d'autres médecins n'appartenant pas aux mêmes groupes que l'utilisateur connecté : par exemple, les orthopédistes qui prennent rendez-vous pour les Anesthésistes ?


Il est possible de se connecter sur l'agenda de consultation d'autres médecins appartenant au même groupe de spécialité.

Pour des médecins appartenant à d'autres groupes, il faut paramétrer l'accès des autres agendas à partir du paramétrage général - groupes de praticiens et cocher la case « autorisation agenda ».

MOTS CLÉS : paramétrage

Dans l'onglet "paramètres" - "Paramètres hospitalisations" j'ai mis un lit théorique en ambulatoire, mais j'arrive quand même à mettre plusieurs ambulatoires le matin et plusieurs ambulatoires le soir.
Comment est-ce possible ?
Il est important après chaque nouveau paramétrage de redémarrer OSOFT pour charger les nouveaux paramètres.

MOTS CLÉS : installation - paramètres

J'ai ajouté dans paramètres des hospitalisations une clé « HANDICAP LEGER", mais dans le module PCP, je ne trouve pas l'endroit qui indique que mon client a un statut privilégié pour des attentions particulières ?

Le seul endroit où l'on visualise l'information est la fiche d'hospitalisation.

MOTS CLÉS : mot de passe praticien - praticien

Est-ce que le mot de passe de la fiche praticien ne sert que pour la connexion au WEBHOSPIT ?

Non, d'ailleurs, il ne sert absolument pas au WEBHOSPIT. Le code saisi permet de débloquer des documents protégés et/ou cryptés par lui, accéder aux informations de la fiche.

MOTS CLÉS : installation - hprimnet - pré-requis

Quels sont les pré-requis pour installer le module H'NET ?

L'installation ne sera pas opérationnelle tant que des paramétrages préalables, primordiaux au bon déroulement du module, n'ont pas été effectués.


1 - Il faut disposer d'une boîte de messagerie dédiée au H'NET et procéder à son paramétrage (adresse - serveur POP - serveur SMTP - mot de passe ...)
2 - Pour une nouvelle installation, ou à chaque changement de boîte aux lettres, il est obligatoire de se procurer un certificat qui est délivré par une Autorité de Certification.
La demande est formulée par vos soins dans un formulaire dont voici le lien : https://www.tbsinternet.com/php/HTML/commande.php?p=1&f=56&code=Email_Professionel

MOTS CLÉS : vacation - code couleur - planning opératoire

À quoi correspondent les couleurs dans le planning opératoire (nouvelle version) ?

Dans ce mode, chaque jour est marqué d'une couleur :
- jaune pâle pour une journée où la disponibilité est existante
- rose pâle pour une journée où la disponibilité est atteinte ou dépassée
- rose saumon pour une journée où le praticien est absent
- gris pour une journée non-programmée

MOTS CLÉS : modélisation - variables - listing

Pourquoi les variables globales sont affichées toutes par défaut ? Ne peuvent-elles pas être triées par groupe ce qui peut lui permettre de n'afficher que celles du groupe ortho quand il le souhaite ?

Par défaut, elles se positionnent sur « tous ». Il suffit de sélectionner le groupe souhaité à l'aide de la flèche, pour ne voir apparaître que les variables de ce groupe.

MOTS CLÉS : paramétrage - droit utilisateur 

À quoi correspondent les droits des utilisateurs dans la fiche « utilisateurs » ?

Ci-joint le fichier PDF

MOTS CLÉS : modélisation - ordonnance 

J'ai créé une maquette d'ordonnance que j'ai libellé « ordonnance-compositeur » mais dans mon dossier médical, quand je sélectionne édition de l'ordonnance, celle créée ne se charge pas, pourquoi ?
Si le modèle créé ne respecte pas l'orthographe (minuscule et majuscule) exacte que le module attend, la maquette ne se chargera pas dans le dossier patient.

Pour éviter une erreur de saisie, cliquer sur la flèche bleue à côté du libellé du document pour sélectionner l'ordonnance.

Attention :
Tous les modèles créés pour OSOFT (bilan d'anesthésie, ordonnancier compositeur, modèle d'urgence...) sont faits par groupe et doivent être uniques dans la base. Autre particularité : leur case entêtée doit rester cochée en modélisation et l'entête sera donc commune à tout le groupe.

MOTS CLÉS : PYXVITAL - FSE - modèle FSE

Comment créer un modèle de feuille de soins dans PYXVITAL ?

Ci-joint le fichier PDF

MOTS CLÉS : paramètres - licence - fiche praticien

Comment ajouter un praticien ?

Pour ajouter un praticien, il est nécessaire de nous contacter afin d'analyser votre contrat, car la création d'un praticien est envisageable selon deux cas de figure :


Si dans le contrat, c'est une :

- Licence praticien, cette licence permet d'installer trois postes par médecin.
Chaque médecin doit s'acquérir une licence praticien.
Ex : dans un cabinet de trois médecins OSOFT peut-être installé sur neuf postes.
Si un quatrième praticien intègre le cabinet, il sera obligé d'acheter sa licence.

- Licence par poste, permet de paramétrer des utilisateurs (médecins et secrétaires) en illimité. Mais à chaque installation de OSOFT sur un poste supplémentaire, ils doivent racheter une licence
Ex : dans un cabinet de trois médecins

Une licence a été achetée, les trois médecins peuvent être paramétrés dans OSOFT.

Si chaque médecin décide d'avoir un portable, ils devront acheter chacun une licence.


Pour l'ajouter, il faut aller sur le bouton « PRATICIEN » avec le mot de passe superviseur et l'ajouter. Il suffit de compléter les informations de la fiche praticien.

Dans un second temps, il faut dans les profils utilisateurs (bouton paramétrage - utilisateurs) ajouter le praticien créé précédemment, à l'utilisateur pour lequel il travaille.

MOTS CLÉS : mise à jour 

Que doit-on faire si la mise à jour de OSOFT ne s'est pas déployée correctement sur un poste ?

Ci-joint le fichier PDF

MOTS CLÉS : saisie assistée - impression - pièce jointe

Peut-on imprimer un document principal au recto et une pièce jointe au verso ?

OSOFT n'a jamais été capable d'imprimer au recto un document principal et au verso un document joint.

D'ailleurs, cela reviendrait dans Word à permettre l'édition de deux documents distincts sur une même page.

Les documents principaux et joints dans OSOFT sont vus comme des documents distincts. Ce fonctionnement particulier est d'ailleurs intéressant, puisqu'il est fait pour permettre l'édition non conjointe des documents en cochant ou décochant la demande d'impression de certains d'entre eux.

MOTS CLÉS : anesthésie - consultation d'anesthésie - recherche - statistiques

Au niveau du dossier patient, dans les consultations d'anesthésie, au niveau du bouton en bas à droite « statistiques » :

1 - Lorsque l'on indique au niveau des dates de période une recherche d'une date antérieure au jour recherché, tout fonctionne. Par contre, lorsque l'on veut faire une recherche de 01/01/09 au 31/01/09, il ne se passe rien. Aucune recherche ne se déclenche. Pourquoi ?

2 - Lorsque la recherche est affichée, on peut regrouper les informations par type d'intervention. Y a-t-il une méthode qui permet de comptabiliser le nombre d'interventions par type, sur une période donnée ? En effet, le total que nous voyons apparaître est un total global.

Le bouton « statistiques » renvoie les informations basées sur les dates enregistrées pour la Consultation d'Anesthésie et non pour l'intervention. Ceci mis à part, nous ne constatons pas de dysfonctionnement des périodes de dates, qu'elles soient antérieures ou qu'elles incluent la date du jour dans des périodes futures. Par contre, le logiciel ne trouvera pas d'enregistrement de la Consultation d'anesthésie.

Pour ce qui concerne le nombre d'enregistrements de la consultation d'anesthésie par type d'intervention, une solution via cet accès, est de sélectionner uniquement les interventions d'un certain type (après le tri) et de demander une impression écran de l'état, OSOFT renvoie alors le nombre de patients concernés. Sinon, en demandant une impression de toute la liste sous forme de fichier EXCEL, vous aurez le tri statistique voulu.

MOTS CLÉS : anesthésie - consultation d'anesthésie - antécédents - impression - fiche signalétique

À l'impression du dossier condensé d'anesthésie, dans la rubrique « antécédents », il apparaît systématiquement le motif de l'hospitalisation pour lequel le patient vient en consultation. S'agit-il d'une erreur ?

Non, il ne s'agit pas d'une erreur.

Pour éviter la ressaisie des antécédents chirurgicaux, alors que les interventions sont déclarées dans OSOFT, la fiche signalétique prévoit maintenant de lister parmi les antécédents, toutes les interventions enregistrées en tant qu'hospitalisation.

Si ce paramètre ne vous convient pas, il est possible de l'enlever. Pour cela, il faut ouvrir la fiche signalétique. En haut à droite de ladite fiche, l'un des boutons (avec une icône "outils") permet d'accéder au paramétrage de la fiche signalétique (après avoir saisi le mot de passe superviseur). Dans la fenêtre du paramétrage, il est possible de cocher la case « ne pas lister les hospitalisations ».

MOTS CLÉS : hospitalisation - ajout d'un séjour - intervention

Je ne comprends pas la fenêtre qui s'affiche quand j'ajoute une nouvelle intervention pour un patient. Elle me demande si je souhaite ajouter une intervention au séjour en cours, ou dans un autre séjour ? Pouvez-vous m'expliquer ?

Ce message indique que vous avez pour votre patient plusieurs séjours en cours, en l'occurrence, le séjour semble être en doublon, durant cette période.

OSOFT vous interroge donc, pour savoir quel est le séjour à prendre en considération.

Il faut supprimer le séjour en doublon, à partir de l'onglet hospitalisation de la fiche patient.

Dans d'autres cas, vous aurez le message quand les séjours (sans compter les dates d'entrée et de sortie) seront plusieurs à avoir le type « présent ». La solution dans ce cas, est d'archiver les sorties des patients.

Dans les nouvelles versions de OSOFT, le mode de gestion des entrées et sorties des hospitalisations se paramètre de façon à ce que jamais deux séjours ne puissent être du type « présent » pour le même patient.

- les séjours peuvent s'archiver de manière automatique par date de sortie

- l'enregistrement du second séjour pour le même patient avec des dates d'entrées et de sorties corroborées est interdit par l'application.

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